Suivre un prestataire de prospection : méthode et chiffres clés
Clément Proux, fondateur de Closieur · 8 min de lecture ·
Pour suivre un prestataire de prospection, nommez chez vous une personne qui pilote, faites un point de vingt minutes chaque semaine, et un point chaque mois sur cinq chiffres que vous pouvez confirmer vous-même. Chaque point du mois se termine par une décision écrite : continuer, ajuster, remplacer ou accélérer.
En bref
- Une prospection confiée sans pilote interne dérive : quelqu’un chez vous doit répondre aux questions, confirmer les rendez-vous et décider.
- Le point de la semaine tient en trois questions : qu’est-ce qui a été fait, qu’est-ce qui bloque, qu’est-ce qu’on change.
- Le point du mois s’appuie sur cinq chiffres, dont deux que vous seul pouvez confirmer : les rendez-vous tenus et les ventes.
- Une décision qui n’est pas écrite ne se vérifie pas : une page suffit, avec ce qui change, qui le fait et la date du prochain point.
Sommaire
- Qui pilote chez vous
- Le point de la semaine : vingt minutes, trois questions
- Le point du mois : cinq chiffres, puis une décision
- Écrire la décision
- Les signaux d’alerte entre deux points
- Les outils du suivi : CRM, tableur, outil du prestataire
- Ce que Closieur change au suivi
- Questions fréquentes
Qui pilote chez vous
Une prospection confiée a besoin d’une personne, chez vous, qui la pilote : elle répond aux questions du prestataire, valide les messages envoyés en votre nom, confirme les rendez-vous qui ont eu lieu et prend les décisions. Sans elle, la mission avance sans cap, quelle que soit la qualité du prestataire.
Le pilote n’est pas forcément le dirigeant. C’est la personne qui connaît l’offre, les clients et le prix, et qui a le pouvoir de dire « on change de cible ». Prévoyez pour elle un créneau fixe chaque semaine, et davantage de temps le premier mois, quand les questions sont les plus nombreuses. Le guide Externaliser sa prospection : quand et comment fait de ce pilote une condition avant même de signer.
Le point de la semaine : vingt minutes, trois questions
Le point de la semaine est un échange court, toujours au même moment, entre votre pilote et la personne qui prospecte pour vous. Vingt minutes suffisent s’il suit trois questions :
- Qu’est-ce qui a été fait ? Le volume de la semaine (appels, messages, relances) et les rendez-vous pris.
- Qu’est-ce qui bloque ? Les objections qui reviennent, les interlocuteurs injoignables, les questions sans réponse.
- Qu’est-ce qu’on change d’ici la semaine prochaine ? Une seule chose à la fois : un message, un segment de la cible, un créneau d’appel.
C’est aussi le moment de confirmer les rendez-vous de la semaine écoulée : ceux qui ont eu lieu, ceux qui ont été annulés, et ce qu’ils valaient. Une confirmation faite chaque semaine évite la discussion de fin de mois.
Le point du mois : cinq chiffres, puis une décision
Le point du mois s’appuie sur cinq chiffres, et pour chacun il faut savoir d’où il vient : un chiffre déclaré par le prestataire ne vaut pas un chiffre que vous avez confirmé. Il se termine toujours par une décision.
Les cinq chiffres du mois, et d’où ils viennent
| Chiffre | Ce qu’il dit | D’où il vient | Ce qui fait foi |
|---|---|---|---|
| Activité réalisée (appels, messages, relances) | Si le travail prévu a été fait | Le compte rendu du prestataire | Les volumes écrits au contrat |
| Rendez-vous pris | Si la prospection ouvre des portes | Le compte rendu du prestataire | Votre agenda |
| Rendez-vous tenus | Si les rendez-vous avaient lieu d’être | Votre confirmation, après chaque rendez-vous | Vous |
| Ventes issues de ces rendez-vous | Si les rendez-vous ressemblent à vos clients | Vos devis signés et votre CRM | Vos chiffres |
| Coût du mois par rendez-vous tenu | Ce que vous coûte réellement un rendez-vous | Les factures du mois, divisées par les rendez-vous tenus | Les factures et vos confirmations |
Les définitions et les formules de ces chiffres, profil par profil, sont dans l’article Différence entre SDR et BDR, section « Les chiffres à suivre chaque mois ». Gardez les mêmes définitions d’un mois sur l’autre : sinon, vous comparez des choses différentes.
Le dernier chiffre se lit à côté de ce qu’un rendez-vous vous rapporte : panier moyen × marge × part des rendez-vous qui signent. Le calcul et le prix maximal à payer sont dans l’article Combien coûte un rendez-vous qualifié B2B ?.
Puis vient la décision. Quatre issues sont possibles ; chacune se prend sur les chiffres que vous avez confirmés, pas sur une impression.
Les quatre décisions possibles au point du mois
| Décision | Quand la prendre | Ce qui change ensuite |
|---|---|---|
| Continuer | L’activité est là et les rendez-vous tenus ressemblent à vos clients | Rien : on garde le rythme et on revoit au mois suivant |
| Ajuster | L’activité est là, mais les rendez-vous ou les ventes ne suivent pas | La cible, le message ou le rythme, avec une date pour vérifier l’effet |
| Remplacer | L’activité manque, ou ce qui est dit en votre nom pose problème | Le profil ou le prestataire |
| Accélérer | Tout fonctionne et vous pouvez recevoir plus de rendez-vous | Le volume, écrit au contrat |
Au premier mois, jugez l’activité et la qualité des rendez-vous, pas encore les ventes : elles arrivent au rythme de votre cycle de vente.
Écrire la décision
Une décision prise au point du mois s’écrit le jour même, en une page, et s’envoie au prestataire. C’est ce document qui permet, le mois suivant, de vérifier que ce qui devait changer a changé.
Modèle de compte rendu du point du mois
| Rubrique | Exemple |
|---|---|
| Mission et période | Prospection téléphonique de directeurs administratifs et financiers, entreprises de 20 à 100 personnes ; deuxième mois |
| Les cinq chiffres | 420 appels prévus, 395 faits ; 9 rendez-vous pris ; 6 tenus et confirmés ; 1 vente ; 1 800 € facturés, soit 300 € par rendez-vous tenu |
| Ce qu’on en retient | Les rendez-vous tenus avec des entreprises de moins de 30 personnes n’ont rien donné |
| La décision | Ajuster |
| Ce qui change | Cible resserrée aux entreprises de plus de 30 personnes ; nouveau premier message |
| Qui fait quoi, pour quand | Le prestataire : nouvelle liste sous une semaine. Le pilote : validation du message sous trois jours |
| Prochain point du mois | Dans quatre semaines, même jour, même heure |
Exemple illustratif, données fictives.
Les signaux d’alerte entre deux points
Certains signaux n’attendent pas le point du mois : ils se traitent dans la semaine, au point suivant ou par un appel.
- Les chiffres n’arrivent pas, ou seulement quand vous les demandez. Le compte rendu fait partie du travail.
- Des rendez-vous déclarés que vous ne pouvez pas confirmer. L’interlocuteur ne s’en souvient pas, ou n’était pas la bonne personne.
- Des interlocuteurs hors de votre cible. Une fonction ou une taille d’entreprise que vous n’avez pas demandée.
- Un discours qui vous surprend. Une promesse, un prix ou un délai que vous n’auriez pas donné. Écoutez quelques appels, lisez quelques messages.
- Des factures à rediscuter. Si les montants ne sortent pas simplement du contrat, le cadre est à revoir.
Pour juger une mission au bout de trente jours, le guide Externaliser sa prospection : quand et comment donne les questions à poser et les signaux à surveiller.
Les outils du suivi : CRM, tableur, outil du prestataire
Le suivi d’une prospection confiée passe par un outil : votre CRM, un tableur partagé, ou l’outil du prestataire. Ce qui compte n’est pas l’outil, mais qui le détient, qui a quels droits, ce que vous récupérez à la fin de la mission, et quelle source fait foi.
Les outils du suivi : qui détient, qui accède, ce que vous récupérez
| Outil | Qui détient le compte | Qui a quels droits | À la fin de la mission | Ce qui fait foi |
|---|---|---|---|---|
| Votre CRM | Vous | Le prestataire a un accès limité à sa mission, retiré à la fin | Tout reste chez vous | Vos confirmations et vos ventes |
| Un tableur partagé | Celui qui le crée : de préférence vous | Le prestataire écrit, vous confirmez | Une copie complète, avec l’historique des modifications | Les lignes que vous avez confirmées |
| L’outil du prestataire | Le prestataire | Vous, en lecture | Un export de vos contacts et de l’historique des échanges, à prévoir au contrat | Ses données, recoupées avec vos confirmations |
Trois conseils, quel que soit l’outil : écrivez au contrat ce qui vous est rendu à la fin et sous quelle forme ; gardez vous-même la confirmation des rendez-vous tenus ; et ne laissez pas un mois de chiffres reposer sur une seule source, déclarée par celui qui est payé sur ces chiffres.
Si votre mission passe par Closieur, son suivi s’y tient, sans tableur à tenir : rendez-vous déclarés puis confirmés par vous, factures calculées depuis le contrat, décision du mois. Vos leads restent dans vos outils ; une option permet aussi de les y suivre, son prix est sur la page Tarifs.
Ce que Closieur change au suivi
- Closieur ne s’engage sur aucun résultat commercial : ni ventes, ni volume d’activité.
- Le commercial déclare ses rendez-vous ; vous confirmez ceux qui ont eu lieu.
- Les factures sont calculées depuis le contrat ; vous les validez sous cinq jours ouvrés.
- Chaque mois, Closieur établit une décision du mois pour chaque mission active : ce qui a été fait, ce que ça a coûté, où ça bloque, et sa recommandation (continuer, ajuster, remplacer ou accélérer), établie sur les chiffres que vous avez validés. C’est vous qui décidez.
- Vos outils restent les vôtres.
Questions fréquentes
Combien de temps consacrer au suivi d’un prestataire de prospection ?
Aucune source publique ne fixe de durée. Un repère raisonnable : vingt minutes chaque semaine pour le point avec le prestataire, une heure pour le point du mois et sa décision écrite, et davantage le premier mois. Si ce temps n’existe pas chez vous, la mission manquera d’un pilote.
Faut-il un accès au CRM ou à l’outil du prestataire ?
Un accès en lecture aide, mais l’essentiel est ailleurs : confirmer vous-même les rendez-vous tenus, et écrire au contrat ce qui vous est rendu à la fin de la mission. Sans ces deux points, un accès ne vous montre que les chiffres déclarés par le prestataire.
Qui doit confirmer qu’un rendez-vous a eu lieu ?
Vous, ou la personne qui a mené le rendez-vous, le plus tôt possible après. C’est ce chiffre qui fait foi pour calculer le coût d’un rendez-vous tenu et, si le prestataire est payé au rendez-vous, pour sa facture.
Clément Proux, fondateur de Closieur, commercial de métier.
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Combien coûte un rendez-vous qualifié B2B ?
Externalisez votre prospection sans recruter à l’aveugle. En quinze minutes, on regarde votre situation : le profil qu’il vous faut, et une réponse nette si ça ne tient pas.
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Si Closieur n’est pas fait pour vous, on vous le dit pendant l’appel.